В условиях актуальной на сегодняшний день удаленной работы роль цифровой переписки заметно возросла. Это один из важных способов коммуникации между людьми. В современном мире навыки ведения переписки с помощью мессенджеров и электронной почты представляют большую ценность. Они отражают профессионализм сотрудника, помогают завоевать доверие клиентов и повысить свой авторитет у партнеров. Деловая переписка является неотъемлемым элементом бизнеса, поэтому некоторые ошибки в данной области просто нельзя допускать, чтобы не испортить имидж всей компании.
Неграмотное приветствие собеседника
Элементарные правила этикета никто не отменял даже в деловой переписке, поэтому как бы вы ни торопились, обязательно поприветствуйте своего собеседника. Это самый первый и базовый способ выразить человеку свое уважение. Ограничьтесь общепринятыми формулировками «Здравствуйте!» или «Добрый день!» Откажитесь от модных, но крайне неуместных вариантов «Приветствую!» или «Доброго времени суток!» Последняя идея особенно процветает у блогеров, раздражая многих людей. Очевидно, что данное приветствие было выдумано исключительно для того, чтобы не попасть впросак, пожелав доброго утра собеседнику, у которого, например, на данный момент день или вечер. Между тем в русском языке подобные формулировки признаны безграмотными, поэтому их лучше исключить из своего повседневного лексикона.
Отсутствие темы в сообщениях
Если речь идет об общении по электронной почте, обязательно указывайте тему письма в соответствующей строке. Так вы экономите время человека, с которым взаимодействуете, показывая себя хорошим специалистом.
В теме должна быть отражена такая информация, чтобы при взгляде на нее сразу было понятно, о чем идет речь, например, «Фотографии для размещения в журнале» или «Статья о путешествиях для блога». Цените время партнеров и клиентов, и вам ответят тем же.
Обилие эмоций
Во время обсуждения деловых вопросов неуместно проявлять эмоции с помощью смайликов и других графических изображений. Следите за тем, чтобы тон цифрового разговора оставался сдержанным и нейтральным. Вы ведь не хотите, чтобы деловой партнер решил, что ведет переговоры с эмоционально незрелым или несерьезным сотрудником? С другой стороны, если сам собеседник активно использует в общении смайлики, допускается хотя бы раз поддержать неформальный тон общения и выразить свое дружелюбие человеку в виде графического значка.
Выбор голосовых сообщений
При выборе между текстовыми и голосовыми сообщениями в мессенджерах всегда останавливайтесь на первом варианте. Будем честны, в большинстве случаев второй формат удобен исключительно лишь самому отправителю. Адресату подобное сообщение далеко не всегда удобно прослушивать на совещании или в офисе, где сидят коллеги. Кроме того, только у единиц в нужный момент могут оказаться под рукой наушники. Исключение составляют ситуации, когда общение с помощью голосовых сообщений было оговорено заранее.
Пренебрежение правилами русского языка
Ничто так не портит впечатление о собеседнике, как безграмотные письма с кучей ошибок. Не пренебрегайте основными правилами орфографии и пунктуации, чтобы не подмочить репутацию всей фирмы. Используйте пробелы, выравнивание текста и другие элементарные вещи, чтобы сделать свое сообщение грамотным и удобным для чтения.
